秘書の求人は女性向けか、男性向けか見分けよう
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秘書というと、若い女性の仕事のように思えますが、政治家の秘書を始めとした男性の秘書もいます。そのため、どんな秘書を募集しているのか、求人広告ではしっかり確認する必要があります。
秘書の仕事内容ですが、スケジュール管理、来客対応、書類作成から、各部署とのやりとり･調整業務、庶務まで秘書業務全般などがメインとなります。
男性の秘書の場合、10年くらいキャリアを積んだビジネスマンが採用されます。そのため、人材紹介会社などでしっかりしたコンサルティングを受けてから面接に望むといいでしょう。
女性の秘書の場合、採用条件は、専門・短大卒以上 ３０歳位迄、Excel、Word、PowerPoint、英検2級程度の英語力、数字に強い方というのが相場です。また、秘書検定1級あるいはCBS(国際秘書)検定合格者は有利です。
また、責任感と協調性があり、明るく前向き、さまざまな物事に臨機応変に、落ち着いて対処できる、常に「笑顔」で物事に対応できる、など性格的な要素も重視されます。
ここで一般的な仕事内容の事例を挙げてみます。
●IT企業の秘書
○仕事内容
スケジュール管理、リスト作成
社長の補佐としての資料の作成及びアシスト業務
社長室のメンテナンス
名刺管理、ファイル整理
来客対応、会議アレンジ、会食アレンジ（予約、先方へのご案内等）
電話対応、会議室のメンテナンスなどの庶務業務
●電機メーカーの秘書
○仕事内容
スケジュール管理
来客対応
お歳暮、年賀状の手配
航空券の手配 等
役員同伴の外出はなし
●出版社の秘書
○仕事内容
社長を社内においてサポートする業務
スケジュール管理や調整
国内外への出張準備、旅券の手配や手続き
外部への同行などは基本的にはなし
以上です。スケジュール管理、来客の対応などは共通しているようです。
